Een zakelijk e-mailadres aanmaken op uw eigen domeinnaam, zoals [email protected], kost met Microsoft 365 vanaf €6,07 per gebruiker per maand plus een domeinnaam, en is in een paar stappen geregeld. Mailen vanaf [email protected] oogt niet professioneel en geeft u geen controle over uw gegevens. In dit artikel leest u wat het kost, welk platform u kiest, welke DNS-instellingen nodig zijn en hoe u uw bestaande e-mail meeneemt.
Waarom geen gratis e-mailadres voor uw bedrijf?
Een adres op uw eigen domein ([email protected]) wekt vertrouwen bij klanten, is beter te beveiligen en blijft van u, ook als u van provider wisselt. Bovendien kunt u meerdere adressen en afdelingsmailboxen aanmaken zodra u groeit. Een gratis adres kan de aanbieder blokkeren of opheffen, en u kunt het niet meenemen.
Wat kost een zakelijk e-mailadres?
| Onderdeel | Kosten |
|---|---|
| Domeinnaam (.nl) | Een paar euro per maand of minder, bij uw domeinregistrar of via Sysplex |
| Microsoft 365 Business Basic (e-mail, Teams, 1 TB opslag) bij Microsoft | €6,07 per gebruiker per maand (jaarabonnement) of €7,28 (maandelijks opzegbaar) |
| Microsoft 365 Business Basic via Sysplex | €9 per gebruiker per maand, maandelijks opzegbaar, inclusief licentiebeheer |
| Gedeelde mailbox (info@, factuur@) | Gratis tot 50 GB |
Wilt u ook Word en Excel op de computer, kies dan Business Standard. Het verschil tussen de abonnementen staat op de pagina over Microsoft 365 Business Basic.
Stap 1: registreer een domeinnaam
Heeft u al een website, dan heeft u al een domein. Zo niet, registreer dan een domeinnaam die bij uw bedrijfsnaam past, het liefst een .nl-adres voor Nederlandse klanten. Kies een korte naam zonder streepjes die u makkelijk over de telefoon kunt spellen.
Stap 2: kies een e-mailplatform
De twee volwassen keuzes voor bedrijven zijn Microsoft 365 (Outlook) en Google Workspace (Gmail op eigen domein). Beide bieden naast e-mail ook een agenda, cloudopslag en videobellen.
- Microsoft 365 past het best als u met Word, Excel en Outlook werkt, of als klanten en leveranciers dat doen.
- Google Workspace past bij teams die al met Gmail en Google Drive werken en vooral in de browser werken.
- De mailbox van uw hostingpakket is goedkoop, maar mist goede beveiliging, opslag en spamfilters. Voor een bedrijf raden wij dit af.
Twijfelt u, lees dan onze vergelijking Google Workspace vs. Microsoft 365.
Stap 3: koppel uw domein (DNS-instellingen)
Via een aantal DNS-instellingen bij uw domeinregistrar vertelt u het internet dat e-mail voor uw domein bij Microsoft of Google moet worden afgeleverd. Microsoft en Google tonen tijdens het instellen precies welke regels u moet toevoegen:
- TXT-record voor verificatie: bewijst dat het domein van u is.
- MX-record: bepaalt waar uw e-mail wordt afgeleverd.
- CNAME voor autodiscover: zorgt dat Outlook uw account automatisch vindt.
- SPF, DKIM en DMARC: zorgen dat uw mail niet in de spam belandt en dat niemand uit uw naam kan mailen.
Dit is het technische stukje waar het vaakst iets misgaat. Een verkeerd MX-record betekent dat er geen mail binnenkomt; een ontbrekend SPF-record dat uw mail in de spam belandt.
Stap 4: kies een slimme adresstructuur
- Medewerkers: [email protected] werkt prima tot ongeveer tien medewerkers; daarna voorkomt voornaam.achternaam@ verwarring bij dubbele namen.
- Functieadressen zoals info@, offerte@ en factuur@ maakt u als gedeelde mailbox, zodat meerdere collega’s erbij kunnen en de mail blijft als iemand vertrekt.
- Aliassen: extra adressen die in dezelfde mailbox binnenkomen, zoals jan@ naast j.jansen@. Gratis en handig voor oude adressen.
Stap 5: beveilig uw e-mail direct
Zet vanaf dag één multi-factor authenticatie aan en laat SPF, DKIM en DMARC instellen. Wat die afkortingen betekenen, leggen wij uit in dit artikel over e-mailbeveiliging. Maak daarnaast een aparte back-up van uw mailboxen: Microsoft en Google bewaren verwijderde mail maar beperkt.
Stap 6: e-mail instellen op computer en telefoon
Voeg het account toe in Outlook of Gmail op uw computer en in de Outlook- of Gmail-app op uw telefoon. Hoe dat werkt, leest u in zakelijke e-mail instellen op uw telefoon. Maak meteen een nette handtekening in Outlook.
Stap 7: bestaande e-mail overzetten
Gebruikt u nu nog een Gmail-adres of de mailbox van uw hostingpartij, dan kunt u de oude e-mail, contactpersonen en agenda meenemen naar de nieuwe omgeving. Laat het oude adres een paar maanden doorsturen en meld het nieuwe adres aan klanten en leveranciers.
Veelgestelde vragen over een zakelijk e-mailadres
Kan ik gratis een zakelijk e-mailadres aanmaken?
Een adres op uw eigen domein kost altijd iets: u betaalt voor de domeinnaam en voor de mailbox. Gratis adressen zoals Gmail of Outlook.com staan niet op uw eigen domein en zijn niet bedoeld voor zakelijk gebruik. De mailbox bij uw hostingpakket is soms gratis, maar mist goede beveiliging en spamfilters.
Wat kost een zakelijk e-mailadres?
Met Microsoft 365 Business Basic betaalt u bij Microsoft €6,07 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement of €7,28 maandelijks opzegbaar. Via Sysplex is dat €9 per gebruiker per maand, maandelijks opzegbaar en inclusief licentiebeheer. Daarnaast betaalt u voor de domeinnaam. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Hoeveel e-mailadressen krijg ik per licentie?
Eén licentie is één mailbox voor één persoon. Daarnaast kunt u per mailbox extra adressen (aliassen) toevoegen, zoals jan@ naast j.jansen@, zonder extra kosten. Functieadressen zoals info@ maakt u als gedeelde mailbox; die is tot 50 GB gratis.
Hoe lang duurt het voordat mijn zakelijke e-mail werkt?
Het aanmaken zelf kost een paar minuten. Na het aanpassen van de DNS-instellingen kan het enkele uren duren voordat alle e-mail op de nieuwe plek binnenkomt. Plan een overstap daarom niet op een moment dat u belangrijke mail verwacht.
Kan ik mijn bestaande e-mail meenemen?
Ja. Bij een overstap naar Microsoft 365 of Google Workspace worden bestaande e-mail, contactpersonen en agenda’s overgezet. Dat heet een migratie. Sysplex verzorgt dit zonder dat u e-mail kwijtraakt.
Moet ik IMAP of POP3 gebruiken?
Bij Microsoft 365 en Google Workspace niet: Outlook en Gmail gebruiken hun eigen, veiligere koppeling en houden alles op al uw apparaten gelijk. IMAP of POP3 komt u alleen tegen bij eenvoudige mailboxen van een hostingpartij; kies dan IMAP, zodat uw mail op alle apparaten hetzelfde is. Meer hierover leest u in IMAP of POP3: wat is het verschil?
Liever in één keer goed geregeld?
Sysplex zet zakelijke e-mail compleet op voor MKB-bedrijven in Schoonhoven, Gouda en de Krimpenerwaard: domein, DNS, migratie van bestaande mail, beveiliging en beheer, tegen een vaste maandprijs. Neem vrijblijvend contact op of bel 085 002 29 31.