IMAP en POP3 zijn twee manieren om e-mail op te halen. Het verschil in één zin: bij IMAP blijft uw e-mail op de server staan en ziet u op elk apparaat hetzelfde, bij POP3 wordt de e-mail naar één apparaat gedownload en meestal van de server verwijderd. Voor bijna iedereen is IMAP de juiste keuze, en voor bedrijven is een Exchange-account via Microsoft 365 nog beter. Hieronder leest u waarom, en hoe u ziet wat u nu gebruikt.
Wat is IMAP?
IMAP (Internet Message Access Protocol) laat uw e-mail op de server van uw mailprovider staan. Uw computer, telefoon en tablet tonen allemaal dezelfde inbox: leest u een mail op uw telefoon, dan staat hij op uw laptop ook als gelezen. Mappen die u aanmaakt, staan overal.
- Voordelen: overal dezelfde mail en mappen, niets kwijt als een apparaat stuk gaat, makkelijk een nieuw apparaat toevoegen.
- Nadeel: de mail neemt ruimte in op de server. Bij een kleine mailbox van een hostingpakket kan die vol raken.
Wat is POP3?
POP3 (Post Office Protocol versie 3) haalt de e-mail van de server naar één apparaat en verwijdert hem daarna meestal van de server. Het stamt uit de tijd dat iedereen één computer had en de opslag bij de provider duur was.
- Voordeel: de mail staat lokaal en werkt ook zonder internet.
- Nadelen: op uw telefoon ziet u niet wat u op de computer heeft gelezen of verstuurd; gaat de computer stuk zonder back-up, dan is de mail weg; met meerdere apparaten wordt het snel een rommel.
IMAP of POP3: de verschillen op een rij
| IMAP | POP3 | Exchange (Microsoft 365) | |
|---|---|---|---|
| Waar staat de mail? | Op de server | Op één apparaat | Op de server |
| Zelfde mail op alle apparaten | Ja | Nee | Ja |
| Agenda en contactpersonen | Nee | Nee | Ja |
| Beveiligde poort | 993 | 995 | n.v.t. (via Outlook) |
| Geschikt voor bedrijven | Redelijk | Nee | Ja |
En hoe zit het met SMTP?
IMAP en POP3 regelen alleen het ophalen van e-mail. Voor het versturen gebruikt uw mailprogramma SMTP. Bij het instellen vult u daarom altijd twee servers in: een inkomende (IMAP of POP3) en een uitgaande (SMTP, meestal poort 587).
Wat kiest u als bedrijf?
Voor een bedrijf zijn IMAP en POP3 allebei tweede keus. Met Microsoft 365 maakt Outlook verbinding via Exchange: e-mail, agenda en contactpersonen zijn op elk apparaat gelijk, collega’s kunnen elkaars agenda zien en u kunt gedeelde mailboxen gebruiken. Met Google Workspace werkt Gmail op dezelfde manier. Daarnaast ondersteunen Microsoft en Google moderne beveiliging zoals MFA, wat bij een losse IMAP-mailbox vaak ontbreekt.
Heeft u nu nog een mailbox via uw hostingpakket met IMAP of POP3? Dan is overstappen naar Microsoft 365 een logische stap. Lees hoe u een zakelijk e-mailadres aanmaakt en wat Microsoft 365 Business Basic kost.
Zo ziet u wat u nu gebruikt
- Open de klassieke Outlook en ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
- Kijk in de kolom Type. Daar staat IMAP/SMTP, POP/SMTP of Microsoft Exchange.
- Op een iPhone ziet u het bij Instellingen > Mail > Accounts; bij een IMAP-account staat de servernaam onder Inkomende mailserver.
Van POP3 naar IMAP of Microsoft 365 overstappen
- Maak eerst een back-up van uw huidige mail. Bij POP3 staat die vaak alleen op uw computer.
- Voeg het account opnieuw toe als IMAP-account, of stap over naar Microsoft 365.
- Kopieer de oude mail van uw computer naar de nieuwe mappen, zodat hij weer overal beschikbaar is.
- Verwijder het oude POP3-account pas als alles is overgezet.
Bij een overstap naar Microsoft 365 zet Sysplex uw bestaande e-mail, contactpersonen en agenda over, zonder dat u iets kwijtraakt.
Veelgestelde vragen
Is IMAP of POP3 beter?
Voor vrijwel iedereen is IMAP beter. Uw e-mail blijft op de server staan en is op al uw apparaten hetzelfde. POP3 haalt de mail naar één apparaat; raakt u dat apparaat kwijt, dan bent u de mail mogelijk ook kwijt.
Welke poorten gebruiken IMAP en POP3?
Beveiligd gebruikt IMAP poort 993 en POP3 poort 995. Voor het versturen van e-mail gebruikt u SMTP, meestal via poort 587 (STARTTLS) of 465 (SSL/TLS). Gebruik altijd de beveiligde varianten.
Gebruikt Microsoft 365 IMAP of POP3?
Nee, niet standaard. Outlook maakt met Microsoft 365 verbinding via Exchange. Dat synchroniseert naast e-mail ook uw agenda en contactpersonen en is veiliger. IMAP en POP3 zijn bij Microsoft 365 alleen bedoeld voor uitzonderingen, en vragen moderne aanmelding.
Hoe zie ik of mijn e-mail via IMAP of POP3 werkt?
In de klassieke Outlook gaat u naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen. In de kolom Type ziet u per account IMAP/SMTP, POP/SMTP of Microsoft Exchange.
Kan ik overstappen van POP3 naar IMAP?
Ja. U voegt het account opnieuw toe als IMAP-account. E-mail die POP3 al naar uw computer heeft gehaald, staat niet meer op de server; die kopieert u daarna naar de IMAP-mappen zodat ze weer overal beschikbaar zijn. Maak vooraf een back-up.
Hulp nodig met uw zakelijke e-mail?
Sysplex regelt zakelijke e-mail voor MKB-bedrijven in Schoonhoven, Gouda en de Krimpenerwaard: van overstap en migratie tot beveiliging en beheer. Neem vrijblijvend contact op of bel 085 002 29 31.