Een gedeelde mailbox (in Microsoft zelf vaak gedeeld postvak genoemd) is de manier om adressen zoals info@, verkoop@ of administratie@ door meerdere collega’s te laten beheren. Iedereen ziet dezelfde binnengekomen mail, beantwoordt namens het adres en ziet wat al is opgepakt. In Microsoft 365 is een gedeelde mailbox tot 50 GB gratis: er is geen extra licentie nodig. Hieronder leest u hoe u er een aanmaakt in het beheercentrum en hoe u de gedeelde mailbox toevoegt in de nieuwe Outlook, de klassieke Outlook, Outlook op het web, Outlook voor Mac en de Outlook-app op uw telefoon.
Wat is een gedeelde mailbox precies?
Een gedeelde mailbox is een mailbox zonder eigen gebruiker en zonder wachtwoord: medewerkers openen hem met hun eigen Microsoft 365-account. Antwoorden verstuurt u namens het gedeelde adres, zodat de klant gewoon een reactie van [email protected] ziet. De mailbox heeft een eigen agenda en eigen contactpersonen, handig voor een gezamenlijke planning. Tot 50 GB opslag heeft een gedeelde mailbox geen licentie nodig; u kunt er rechtstreeks niet op inloggen.
Gedeelde mailbox, distributielijst of Microsoft 365-groep?
- Gedeelde mailbox: één gezamenlijke inbox waarin het team samen leest, beantwoordt en ziet wat is afgehandeld. Kies dit voor info@, verkoop@ en support@.
- Distributielijst: stuurt een kopie van elk bericht naar de persoonlijke mailbox van alle leden. Niemand ziet of een collega al heeft geantwoord.
- Microsoft 365-groep: gedeelde inbox plus SharePoint-bibliotheek, agenda en Teams-kanaal. Geschikt voor projectteams, zwaarder dan nodig voor een simpel info-adres.
Gedeeld postvak aanmaken in het Microsoft 365-beheercentrum
U heeft hiervoor beheerdersrechten nodig (globale beheerder of Exchange-beheerder). Beheert Sysplex uw Microsoft 365-omgeving, dan regelen wij dit voor u.
- Ga naar admin.microsoft.com en log in met een beheerdersaccount.
- Kies in het linkermenu Teams en groepen > Gedeelde postvakken.
- Klik op Een gedeeld postvak toevoegen.
- Vul een naam in (bijvoorbeeld “Info”) en het e-mailadres ([email protected]) en klik op Opslaan.
- Klik daarna op Leden toevoegen aan uw gedeelde postvak, vink de collega’s aan die de mailbox mogen gebruiken en bevestig.
De leden krijgen standaard Volledige toegang (lezen en beheren) en Verzenden als (mail versturen namens het adres). Wilt u dat een collega alleen namens het adres mag versturen, met de eigen naam zichtbaar (“Jan namens Info”), dan stelt u Verzenden namens in via het Exchange-beheercentrum. Reken op maximaal een uur voordat de rechten overal actief zijn.
Bestaande mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox
Gaat een medewerker uit dienst of wilt u een bestaand adres door het team laten beheren? Ga in het Exchange-beheercentrum naar Postvakken, open de mailbox en kies Converteren naar gedeeld postvak. Alle mail blijft bewaard. Blijft de mailbox onder de 50 GB en heeft hij geen archief of bewaarslot, dan kunt u daarna de licentie verwijderen en hergebruiken.
Gedeelde mailbox toevoegen in Outlook
Heeft een collega Volledige toegang, dan verschijnt de gedeelde mailbox in de meeste Outlook-versies binnen een uur vanzelf in de linkerbalk (automatisch toewijzen). Gebeurt dat niet, of wilt u hem handmatig toevoegen, volg dan de stappen voor uw versie.
Nieuwe Outlook (Windows)
- Klik in de linkerbalk met de rechtermuisknop op uw accountnaam (uw e-mailadres).
- Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Typ de naam of het e-mailadres van de gedeelde mailbox en klik op Toevoegen.
- De mailbox verschijnt in de linkerbalk onder Gedeeld met mij. Open hem één keer, daarna onthoudt Outlook hem.
Klassieke Outlook (Outlook 2016, 2019, 2021, Microsoft 365-apps)
Meestal verschijnt de gedeelde mailbox automatisch onder uw eigen mappen. Zo niet:
- Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
- Selecteer uw eigen account en klik op Wijzigen.
- Klik op Meer instellingen > tabblad Geavanceerd > Toevoegen.
- Typ het e-mailadres van de gedeelde mailbox, klik op OK en sluit alle vensters met Volgende en Voltooien.
- Start Outlook opnieuw; de gedeelde mailbox staat nu onder uw eigen mappen.
Outlook op het web (outlook.office.com)
- Klik met de rechtermuisknop op Mappen of op uw accountnaam in de linkerbalk.
- Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Typ het adres van de gedeelde mailbox en klik op Toevoegen.
Wilt u de gedeelde mailbox in een apart tabblad openen? Klik rechtsboven op uw profielfoto, kies Ander postvak openen en typ het adres.
Outlook voor Mac
- Ga naar Outlook > Instellingen > Accounts.
- Selecteer uw account en klik op Delegeren en delen.
- Open het tabblad Gedeeld met mij, klik op +, zoek de gedeelde mailbox en klik op Toevoegen.
Outlook-app op iPhone en Android
- Open de Outlook-app en tik linksboven op uw profielfoto.
- Tik op het tandwiel (Instellingen) en daarna op E-mailaccount toevoegen.
- Kies Gedeeld postvak toevoegen.
- Typ het e-mailadres van de gedeelde mailbox; de app logt in met uw eigen account. De mailbox verschijnt als apart account in de linkerbalk.
Mail versturen namens de gedeelde mailbox
Zet bij het opstellen van een e-mail het veld Van op het gedeelde adres. Ziet u dat veld niet? In de nieuwe Outlook en op het web kiest u Opties > Van weergeven; in de klassieke Outlook staat het onder Opties > Van. Daarna onthoudt Outlook het adres in het keuzemenu. Zo houdt u privé- en teammail netjes gescheiden en ziet de klant altijd het juiste afzenderadres.
Verzonden items in de gedeelde mailbox bewaren
Standaard komt een mail die u namens info@ verstuurt alleen in uw eigen map Verzonden items. Collega’s zien dan niet wat u heeft geantwoord. Een beheerder zet dit om in het Exchange-beheercentrum: open het gedeelde postvak, kies Verzonden items beheren en zet beide opties aan (kopie bewaren bij Verzenden als én bij Verzenden namens). Wij raden dit bij elke gedeelde mailbox aan.
Veelgemaakte fouten
- Het wachtwoord van een gewone mailbox met het hele team delen. Onveilig (MFA werkt niet meer goed) en onwerkbaar bij vertrek van een collega. Een gedeelde mailbox heeft geen wachtwoord: toegang regelt u per persoon.
- Doorsturen naar privéadressen. Zakelijke mail belandt buiten uw beheer en buiten uw back-up.
- Niemand aanwijzen die de mailbox echt beheert. Een gedeelde mailbox lost de techniek op; wie welke mail oppakt blijft een afspraak binnen het team. Gebruik categorieën of vlaggen om aan te geven wat is afgehandeld.
- De gedeelde mailbox vergeten in de back-up. Microsoft bewaart verwijderde mail beperkt. Onze online back-up van Microsoft 365 neemt gedeelde mailboxen standaard mee.
Veelgestelde vragen
Is een gedeelde mailbox in Microsoft 365 gratis?
Ja. Een gedeelde mailbox tot 50 GB heeft geen eigen licentie nodig. Alleen de medewerkers die hem gebruiken hebben een Microsoft 365-licentie (bijvoorbeeld Business Basic, Standard of Premium). Heeft u meer dan 50 GB of een online archief nodig, dan is een Exchange Online Plan 2-licentie voor de gedeelde mailbox vereist.
Wat is het verschil tussen een gedeelde mailbox en een gedeeld postvak?
Niets: het is hetzelfde. Microsoft gebruikt in het Nederlandse beheercentrum en in Outlook de term “gedeeld postvak”, in de praktijk zegt bijna iedereen “gedeelde mailbox”.
Kan ik direct inloggen op een gedeelde mailbox?
Nee. Een gedeelde mailbox heeft geen wachtwoord en het bijbehorende account is uitgeschakeld. U opent hem altijd via uw eigen account in Outlook of op het web via “Ander postvak openen”.
De gedeelde mailbox verschijnt niet in Outlook, wat nu?
Wacht tot een uur na het toekennen van de rechten en start Outlook opnieuw. Verschijnt hij nog niet, voeg hem dan handmatig toe met de stappen hierboven voor uw Outlook-versie. Controleer ook of u Volledige toegang heeft en niet alleen Verzenden als.
Hoeveel mensen kunnen een gedeelde mailbox gebruiken?
Microsoft noemt geen harde limiet voor het aantal leden, maar adviseert maximaal 25 gelijktijdige gebruikers voor goede prestaties. Voor een grotere servicedesk is een ticketsysteem een betere keuze.
Kan een gedeelde mailbox ook een gedeelde agenda hebben?
Ja. Elke gedeelde mailbox heeft een eigen agenda die alle leden kunnen bekijken en bewerken. Handig voor een gezamenlijke planning, een showroom of een bedrijfsauto. Voeg de agenda toe via Agenda > Agenda toevoegen > Uit adreslijst.
Hulp nodig bij Microsoft 365?
Sysplex richt Microsoft 365 volledig in voor MKB-bedrijven in Schoonhoven, Gouda en de Krimpenerwaard: van gedeelde mailboxen, rechten en verzonden-items-instellingen tot beveiliging en dagelijks beheer. Bekijk onze pagina over Microsoft 365-beheer voor het MKB, de licenties Business Basic, Business Standard en Business Premium, of stel uw vraag vrijblijvend.