Microsoft 365 voor het MKB: wat heeft u eraan?
Microsoft 365 voor het MKB is meer dan alleen Word en Excel: het is een complete cloudwerkplek met zakelijke e-mail, Teams, veilige bestandsopslag en samenwerken op elk apparaat. In dit artikel leest u wat Microsoft 365 voor het MKB betekent, wat het kost en hoe u soepel overstapt.
Veel ondernemers zoeken nog steeds naar “Office 365”, terwijl dat product officieel al sinds 2020 niet meer bestaat. Microsoft doopte het destijds om tot Microsoft 365, en dat was meer dan een nieuwe naam: het pakket groeide van “Word en Outlook in een abonnement” uit tot een complete werkomgeving met bestandsopslag, samenwerken, videobellen en beveiliging. In dit artikel leggen we uit wat er precies in zit, welke licentie bij uw bedrijf past en welke fouten we in de praktijk het vaakst tegenkomen.
Van Office 365 naar Microsoft 365: wat is er veranderd?
De vertrouwde programma’s zijn gebleven: Word, Excel, PowerPoint en Outlook vormen nog altijd de kern. Maar Microsoft 365 is tegenwoordig vooral een online werkplek. Uw e-mail draait in Exchange Online, uw bestanden staan in OneDrive en SharePoint, u overlegt via Teams, en alles is vanaf elke locatie en elk apparaat bereikbaar. Voor een MKB-bedrijf betekent dat: geen eigen server meer nodig, geen losse back-upschijven die rondslingeren, en thuiswerken zonder kunst- en vliegwerk.
Welke licentie past bij uw bedrijf?
Microsoft biedt voor het MKB drie Business-abonnementen, en het verschil zit vooral in de apps en de beveiliging:
- Business Basic: zakelijke e-mail, OneDrive, Teams en de webversies van Office. Voldoende voor medewerkers die vooral mailen en af en toe een document bewerken.
- Business Standard: alles van Basic, plus de volledige Office-programma’s geïnstalleerd op de computer. De standaardkeuze voor de meeste kantoorwerkplekken.
- Business Premium: alles van Standard, plus geavanceerde beveiliging (Defender) en apparaatbeheer (Intune). De verstandige keuze zodra u bedrijfsgegevens serieus wilt beschermen of laptops en telefoons centraal wilt beheren.
In de praktijk mixen we vaak: Basic voor productiemedewerkers die alleen mail nodig hebben, Standard of Premium voor kantoor. Zo betaalt u niet voor functies die niemand gebruikt.
De fouten die we het vaakst tegenkomen
Microsoft 365 afsluiten is eenvoudig. Het góed inrichten is een ander verhaal. Dit zijn de problemen die wij bij nieuwe klanten het vaakst aantreffen:
- Geen tweestapsverificatie (MFA). Veruit de belangrijkste beveiligingsmaatregel, en toch staat hij verrassend vaak uit. Eén gelekt wachtwoord is dan genoeg om uw hele mailbox, en vaak uw hele bedrijf, open te leggen.
- E-mailbeveiliging half ingericht. Zonder correct ingestelde SPF-, DKIM- en DMARC-records kunnen criminelen e-mail versturen die van uw domein lijkt te komen, en belandt uw eigen mail vaker in de spam van uw klanten.
- Iedereen is beheerder. Beheerrechten op het dagelijkse werkaccount van de eigenaar is vragen om problemen bij een gehackt account.
- Gegevens van vertrokken medewerkers. Accounts die maanden na uitdiensttreding nog actief zijn, inclusief toegang tot e-mail en bestanden.
- “Microsoft maakt toch een back-up?” Nee. Microsoft houdt het platform in de lucht, maar beschermt uw data niet tegen verwijdering, ransomware of een boze ex-medewerker. Een aparte back-up van uw Microsoft 365-omgeving blijft nodig.
Zelf doen of laten inrichten?
Een eenmansbedrijf met één mailadres kan prima zelf uit de voeten met Microsoft 365. Maar zodra er meerdere medewerkers, gedeelde mailboxen, klantgegevens of een migratie vanaf een oude omgeving in het spel zijn, verdient een professionele inrichting zichzelf snel terug, alleen al omdat de beveiliging dan vanaf dag één op orde is in plaats van “ooit nog een keer”. Sysplex richt Microsoft 365 in voor MKB-bedrijven in Schoonhoven, Gouda en de Krimpenerwaard, inclusief migratie, beveiliging en beheer.
Voor de IT-collega’s die meelezen
Richt u zelf als IT-dienstverlener Microsoft 365-omgevingen in voor klanten? Op ITtemplates.nl vindt u kant-en-klare white-label checklists en documentatietemplates, van onboarding checklist tot security baseline, waarmee u elke inrichting gestructureerd en professioneel oplevert.
Veelgestelde vragen
Bestaat Office 365 nog?
Nee, sinds april 2020 heet het Microsoft 365. De inhoud van de abonnementen is sindsdien flink uitgebreid, vooral op het gebied van samenwerken en beveiliging.
Wat kost Microsoft 365 voor een klein bedrijf?
De Business-abonnementen rekenen een bedrag per gebruiker per maand, oplopend van enkele euro’s voor Basic tot ruwweg twintig euro voor Premium. De actuele prijzen vindt u bij Microsoft; wij adviseren graag welke mix voor uw situatie het voordeligst uitpakt.
Kunnen we overstappen zonder e-mail kwijt te raken?
Ja. Bij een goed voorbereide migratie gaan alle e-mail, agenda’s en contacten mee en merken medewerkers er weinig tot niets van. De voorbereiding, wie beheert het domein en waar staat de mail nu, bepaalt het succes.