Een handtekening toevoegen in Outlook duurt een paar minuten: u maakt hem één keer aan en Outlook zet hem daarna automatisch onder elke nieuwe e-mail en, als u dat wilt, onder elk antwoord. Waar de instelling zit, hangt af van uw versie: de nieuwe Outlook, de klassieke Outlook, Outlook op het web, Outlook voor Mac of de Outlook-app op uw telefoon. Hieronder staan de stappen per versie, plus tips voor een nette zakelijke handtekening en hoe u één handtekening voor het hele bedrijf regelt.
Welke Outlook gebruikt u?
Ziet u rechtsboven in Outlook een schakelaar met de tekst "Nieuwe Outlook"? Staat die aan, dan gebruikt u de nieuwe Outlook. Ziet u bovenin het menu Bestand, dan gebruikt u de klassieke Outlook. Twijfelt u, lees dan ook ons artikel over de nieuwe Outlook.
Handtekening toevoegen in de nieuwe Outlook en Outlook op het web
De nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web (outlook.office.com) werken hetzelfde. Een handtekening die u hier maakt, is op beide plekken beschikbaar.
- Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen).
- Kies Account en daarna Handtekeningen.
- Klik op Nieuwe handtekening, geef de handtekening een naam (bijvoorbeeld "Standaard") en typ of plak uw handtekening in het tekstvak.
- Kies onder Standaardhandtekeningen selecteren welke handtekening Outlook gebruikt voor nieuwe berichten en voor antwoorden en doorgestuurde berichten.
- Klik op Opslaan.
Handtekening toevoegen in de klassieke Outlook
- Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
- Klik op Handtekeningen.
- Klik op Nieuw, geef een naam en maak uw handtekening in het bewerkingsvak.
- Kies rechts bij E-mailaccount het juiste account en stel in welke handtekening bij Nieuwe berichten en bij Antwoorden/doorsturen hoort.
- Klik op OK.
Heeft u meerdere accounts in Outlook, zoals uw eigen mailbox en een gedeelde mailbox? Dan kunt u per account een andere standaardhandtekening kiezen.
Handtekening toevoegen in Outlook voor Mac
- Ga naar Outlook > Instellingen > Handtekeningen.
- Klik op + en maak de handtekening.
- Kies onder Standaardhandtekening per account welke handtekening u gebruikt voor nieuwe berichten en voor antwoorden.
Handtekening in de Outlook-app op iPhone en Android
- Tik in de Outlook-app linksboven op uw profielfoto en daarna op het tandwiel.
- Tik op Handtekening.
- Typ uw handtekening. Wilt u per account een andere handtekening, zet dan Handtekening per account aan.
De app ondersteunt alleen eenvoudige opmaak. Logo’s en tabellen uit uw computerhandtekening worden op de telefoon niet overgenomen.
Tips voor een nette zakelijke handtekening
- Houd het kort: naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website is genoeg.
- Gebruik een klein logo van hooguit 200 pixels breed. Een groot logo maakt elke mail zwaar en komt bij ontvangers soms als bijlage binnen.
- Typ tekst, geen afbeelding van tekst. Een handtekening die volledig uit één plaatje bestaat, is onleesbaar als de ontvanger afbeeldingen blokkeert.
- Kies een kortere handtekening voor antwoorden, bijvoorbeeld alleen naam en telefoonnummer. Lange e-mailwisselingen blijven dan overzichtelijk.
- Zet geen wettelijke tekst in een afbeelding. Gebruik gewone tekst voor KvK-nummer en disclaimer.
Eén handtekening voor het hele bedrijf
Laat u iedere medewerker zelf een handtekening maken, dan ziet elke handtekening er na een paar maanden anders uit: oude functies, verschillende lettertypes, een verouderd logo. Met Microsoft 365 is het mogelijk om centraal een vaste voettekst toe te voegen aan alle uitgaande e-mail, via een regel in het Exchange-beheercentrum. Voor volledig opgemaakte handtekeningen met naam, functie en foto per medewerker zijn er tools die de handtekening automatisch vullen vanuit de gegevens in Microsoft 365.
Sysplex richt dit in als onderdeel van Microsoft 365-beheer. Nieuwe medewerkers krijgen dan vanzelf de juiste handtekening, en bij een nieuw logo past u één sjabloon aan in plaats van twintig losse handtekeningen.