Iedereen kent het: bestanden die op drie plekken staan, mappen als “Definitief-v2-ECHT-DEF” en niemand die weet waar het laatste contract staat. SharePoint en OneDrive kunnen dit oplossen — mits u ze goed inricht. Zo doet u dat.
OneDrive en SharePoint: wat is het verschil?
Simpel onthouden: OneDrive is van uzelf, SharePoint is van het team. Persoonlijke werkbestanden en concepten horen in OneDrive. Alles waar collega’s bij moeten — projecten, klantdossiers, administratie — hoort in SharePoint. Gaat iemand uit dienst, dan blijft teamwerk gewoon bestaan.
Stap 1: bedenk de structuur vóór u migreert
De grootste fout is de oude netwerkschijf één-op-één kopiëren, inclusief vijftien jaar aan rommel. Begin met een simpele indeling per afdeling of proces: Administratie, Projecten, Personeel, Verkoop. Hoe platter de structuur, hoe beter — diepe mappenstructuren werken slecht in de cloud.
Stap 2: regel rechten per bibliotheek
Niet iedereen hoeft bij personeelsdossiers of financiële stukken te kunnen. Ken rechten toe aan groepen (bijvoorbeeld “Administratie”), nooit aan losse personen. Dat scheelt beheer en voorkomt dat rechten na verloop van tijd een onontwarbare kluwen worden.
Stap 3: spreek af hoe u deelt
Deel links in plaats van bijlagen: dan werkt iedereen altijd in de actuele versie. Zet de standaard deelinstelling op “alleen mensen binnen de organisatie” en wees zuinig met “iedereen met de link”.
Stap 4: gebruik versiebeheer
SharePoint bewaart automatisch oudere versies van elk document. Overschreven of verprutst? Met twee klikken zet u een eerdere versie terug. Losse kopieën met “v2” en “v3” zijn dus nergens meer voor nodig.
Stap 5: vergeet de back-up niet
Versiebeheer is geen back-up. Voor bescherming tegen ransomware, sabotage of grote vergissingen wilt u een aparte back-up van uw Microsoft 365-omgeving — lees waarom in ons artikel over OneDrive en back-ups.
Hulp bij de inrichting?
Sysplex richt Microsoft 365 in voor MKB-bedrijven: van migratie vanaf de oude server tot rechtenstructuur en training. Vaste projectprijs, geen verrassingen. Bel 085 002 29 31.