Een online werkplek kost bij Sysplex vanaf 95 euro per gebruiker per maand, inclusief hosting in Microsoft Azure, beheer, updates, dagelijkse back-up en helpdesk. Daar komen de Microsoft 365-licenties bij (9 tot 25 euro per gebruiker). Een bedrijf met tien medewerkers betaalt dus ongeveer 1.100 euro per maand, zonder investering vooraf en zonder eigen server. In dit artikel rekenen we dat uit, vergelijken we met een eigen server en laten we zien waar de verschillen tussen aanbieders zitten.
Waaruit bestaat de prijs van een online werkplek?
| Onderdeel | Per gebruiker per maand |
|---|---|
| Online werkplek (hosting in Azure, beheer, updates, back-up, helpdesk) | vanaf €95 |
| Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium | €9 / €15,50 / €25 |
| Extra opslag of zware software (bijv. tekenpakketten) | op aanvraag |
| Totaal per gebruiker (met Business Standard) | ca. €110 |
De prijs per gebruiker dekt de rekenkracht en opslag in het datacenter, de Windows-licenties voor de serveromgeving, het beheer (updates, beveiliging), de dagelijkse back-up en de helpdesk op werkdagen. Wat u apart betaalt: uw Microsoft 365- of Google Workspace-licentie en eventuele branchesoftware die u al afneemt. Lees meer over de digitale werkplek van Sysplex.
Rekenvoorbeeld: kantoor met 10 medewerkers
- 10 × online werkplek à €95 = €950
- 10 × Microsoft 365 Business Standard à €15,50 = €155
- Totaal: €1.105 per maand, ofwel €13.260 per jaar
Werken drie medewerkers alleen in de buitendienst met e-mail en Teams op hun telefoon? Dan hebben zij geen volledige werkplek nodig en volstaat een Business Basic-licentie van 9 euro. Dat scheelt ruim 300 euro per maand.
Online werkplek versus eigen server: wat is goedkoper?
Een eigen server lijkt goedkoper omdat u hem één keer koopt. Reken de totale kosten over vijf jaar echter eens uit voor hetzelfde kantoor van tien medewerkers:
- Server, UPS, firewall en installatie: €8.000 – €12.000 (elke 5 jaar)
- Windows Server- en CAL-licenties: €2.500 – €4.000
- Back-upoplossing, antivirus en monitoring: €150 – €250 per maand
- IT-beheer van server en werkplekken: €400 – €900 per maand
- Zwaardere laptops/pc’s omdat alles lokaal draait: €300 – €500 extra per apparaat
- Stroom, koeling en het risico van uitval: moeilijk te begroten, wel reëel
Over vijf jaar komt een eigen server voor tien werkplekken uit op 45.000 tot 75.000 euro; de online werkplek op ongeveer 66.000 euro inclusief licenties. Op papier is het dus vergelijkbaar, maar bij de cloudwerkplek zit alles erin, is er geen piekinvestering, kunt u maandelijks op- en afschalen en is thuiswerken standaard geregeld. Lees ook: eigen server of cloud voor het MKB?
Waarom verschillen de prijzen tussen aanbieders zo?
- Wat zit erin? Sommige aanbieders rekenen 40 tot 60 euro per gebruiker, maar dan zonder beheer, back-up of helpdesk. Vraag altijd om een lijst van wat is inbegrepen.
- Waar draait het? Microsoft Azure (Nederland/West-Europa) is duurder dan een eigen serverpark van de aanbieder, maar biedt betere beschikbaarheid en compliance.
- Type werkplek: een gedeelde omgeving (meerdere gebruikers op één server) is goedkoper dan een persoonlijke virtuele pc; voor de meeste kantoren volstaat gedeeld.
- Contractduur: maandelijks opzegbaar is iets duurder dan een driejaarscontract, maar u zit nergens aan vast.
Wanneer is een online werkplek te duur?
Werkt uw team alleen met Microsoft 365 en webapplicaties (bijvoorbeeld een online boekhoudpakket en een CRM in de browser)? Dan heeft u geen complete Windows-omgeving in de cloud nodig. Werkplekbeheer van uw laptops plus Microsoft 365 is dan goedkoper: 50 tot 100 euro per werkplek voor beheer, plus de licentie. De online werkplek is vooral de moeite waard als u branchesoftware heeft die niet in de browser draait, of als u van een verouderde server af wilt.
Veelgestelde vragen
Wat kost een online werkplek per maand?
Bij Sysplex vanaf 95 euro per gebruiker per maand inclusief beheer, back-up en helpdesk, plus 9 tot 25 euro voor de Microsoft 365-licentie. Voor tien gebruikers rond de 1.100 euro per maand.
Zijn er opstartkosten?
Ja, eenmalig voor inrichting en migratie. Voor een standaardomgeving van tien gebruikers rekent u op 1.500 tot 3.000 euro, afhankelijk van de hoeveelheid software en data. Wij geven vooraf een vaste prijs.
Kan ik maandelijks opzeggen?
Ja. De werkplek is maandelijks opzegbaar. Microsoft 365-licenties hebben een looptijd van een jaar, tenzij u een maandabonnement kiest (iets duurder).
Wat kost het om een medewerker toe te voegen?
Eén werkplek plus licentie extra per maand, meestal binnen een werkdag geregeld. Vertrekt iemand, dan vervalt de werkplek de volgende maand.