Belandt uw zakelijke e-mail regelmatig in de spamfolder van klanten? Of erger: versturen criminelen e-mail die van uw bedrijf lijkt te komen? Dan ontbreken waarschijnlijk SPF, DKIM en DMARC op uw domein. Drie technische afkortingen die bepalen of uw e-mail vertrouwd wordt. We leggen ze begrijpelijk uit.
Waarom e-mailverificatie belangrijk is
E-mail is van zichzelf makkelijk te vervalsen: iedereen kan in principe een bericht versturen met uw domeinnaam als afzender. Providers zoals Google en Microsoft controleren daarom steeds strenger of mail écht van de eigenaar van het domein komt. Zonder die bewijzen belandt u in spam, mét die bewijzen maakt u het oplichters vrijwel onmogelijk om uw naam te misbruiken.
SPF: wie mag er namens jou versturen?
SPF is een lijstje in uw domeininstellingen waarin staat welke servers e-mail mogen versturen namens uw domein, bijvoorbeeld Microsoft 365 en uw nieuwsbriefsysteem. Ontvangende servers controleren die lijst: komt een bericht van een server die er niet op staat, dan is dat verdacht.
DKIM: een digitale handtekening
DKIM voegt aan elk verzonden bericht een onzichtbare digitale handtekening toe. De ontvanger controleert daarmee of het bericht onderweg niet is aangepast en of het echt bij uw domein hoort. Zie het als een lakzegel op een brief.
DMARC: de regisseur
DMARC bepaalt wat er moet gebeuren met berichten die de SPF- en DKIM-controle niet doorstaan: gewoon afleveren, in spam plaatsen of weigeren. Bovendien krijgt u rapportages waarmee u ziet wie er allemaal mail uit uw naam probeert te versturen.
Wat merkt u als dit niet goed staat?
Offertes die nooit aankomen, facturen in de spam, klanten die vervalste mail van “uw bedrijf” ontvangen. Veel MKB-bedrijven hebben SPF half ingesteld en DKIM of DMARC helemaal niet, vaak zonder het te weten.
Zo regelt u het goed
De instellingen staan in de DNS van uw domein en moeten kloppen met álle systemen die namens u mailen. Sysplex controleert en configureert dit voor MKB-bedrijven, meestal als onderdeel van Microsoft 365-beheer of onze cybersecurity-aanpak. Vraag een gratis check aan en weet binnen een dag of uw domein goed beschermd is.