Grote kans dat uw medewerkers al AI-tools zoals ChatGPT of Copilot gebruiken, ook als daar geen beleid voor is. Dat levert productiviteitswinst op, maar ook risico’s: voor u het weet staan klantgegevens of offertes in een publieke AI-dienst. Verbieden werkt in de praktijk niet. Veilige afspraken maken wel, en zo doet u dat.
Waarom verbieden niet werkt
AI-tools zijn gratis, overal toegankelijk en gewoon handig, medewerkers gebruiken ze dus toch, maar dan stiekem op hun privételefoon. Dan heeft u álle risico’s en géén zicht. Beter is het gebruik in goede banen te leiden.
Het echte risico: bedrijfsdata in publieke tools
Het grootste gevaar is niet de AI zelf, maar wat medewerkers erin plakken: klantgegevens, contracten, financiële cijfers. Bij gratis publieke diensten heeft u geen controle over wat er met die gegevens gebeurt en kan invoer worden gebruikt om modellen te trainen. Met persoonsgegevens raakt u bovendien snel aan de AVG.
Maak duidelijke afspraken
Een AI-beleid hoeft geen dik document te zijn. Drie basisregels dekken veel af: geen klant- of persoonsgegevens en geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie in publieke AI-tools, controleer AI-uitvoer altijd voordat u die gebruikt, en wees transparant over wanneer AI is ingezet. Bespreek het één keer goed in het team en leg het kort vast.
Kies zakelijke varianten
Wilt u AI serieus inzetten, kies dan voor zakelijke versies zoals Microsoft 365 Copilot of de zakelijke edities van ChatGPT en Gemini. Daar heeft u contractuele afspraken over dataverwerking en blijft bedrijfsinformatie binnen uw eigen omgeving. Wij adviseren wat past binnen uw Microsoft 365– of Google Workspace-omgeving.
Beveiliging blijft de basis
AI-beleid werkt alleen op een veilig fundament: MFA op alle accounts, actueel apparaatbeheer en medewerkers die weten hoe ze met data omgaan. Dat regelen we in onze cybersecurity-aanpak voor MKB. Neem contact op als u wilt sparren over veilig AI-gebruik in uw bedrijf.