Bij een vertrekkende medewerker denkt u aan de overdracht en het afscheid, maar vergeet u al snel de digitale kant. Accounts die actief blijven, bedrijfsdata op een privélaptop, licenties die doorlopen: slordige offboarding kost geld en is een serieus beveiligingsrisico. Met deze checklist regelt u het goed.
1. Blokkeer accounts op de juiste dag
Spreek intern af wanneer de toegang eindigt, meestal de laatste werkdag, en voer dat consequent door: e-mail, cloudwerkplek, CRM, boekhouding en alle andere systemen. Bij een centraal beheerde omgeving zoals Microsoft 365 is dat één handeling in plaats van tien losse acties.
2. Stel de data veilig
Zet de mailbox en persoonlijke bestanden veilig over naar een collega of archief voordat het account wordt opgeruimd. Regel ook een nette afwezigheidsmelding of doorschakeling, zodat klanten niet tegen een dode mailbox aanlopen.
3. Neem apparatuur in
Laptop, telefoon, toegangspassen en eventuele thuiswerkspullen. Controleer of er geen bedrijfsdata op privéapparaten staat, zeker als de medewerker zakelijke e-mail op zijn eigen telefoon gebruikte.
4. Trek toegangen en licenties in
Denk verder dan de voor de hand liggende systemen: gedeelde wachtwoorden, VPN-toegang, leveranciersportalen, social-media-accounts en machtigingen bij de bank. Licenties die vrijkomen kunt u opzeggen of hergebruiken, dat scheelt direct in de kosten.
5. Wijzig gedeelde wachtwoorden
Kende de vertrekkende medewerker wachtwoorden van gedeelde accounts, wifi of systemen? Wijzig die dan direct. Met een zakelijke wachtwoordmanager is dit een kwestie van minuten in plaats van een middag zoeken.
Regel offboarding vóór het nodig is
Het beste moment om offboarding te regelen is nu, niet op de dag dat iemand vertrekt. Sysplex richt voor MKB-bedrijven een vast on- en offboardingproces in als onderdeel van IT-beheer: nieuwe medewerkers zijn op dag één productief en vertrekkende medewerkers netjes afgesloten. Neem contact op voor de mogelijkheden.