Een verhuizing of nieuw kantoor is een mooi moment, tot u er op maandagochtend achter komt dat er geen internet is en de telefoons het niet doen. De IT is het meest onderschatte onderdeel van elke kantoorverhuizing. Met deze checklist zorgt u dat alles op dag één gewoon werkt.
Begin twee tot drie maanden van tevoren
De grootste valkuil is te laat beginnen. Vooral de internetverbinding heeft een lange levertijd: een nieuwe glasvezelaansluiting kan weken tot maanden duren. Zet de IT dus gelijk met het tekenen van het huurcontract op de planning.
Regel de internetverbinding als eerste
Check welke verbindingen op de nieuwe locatie beschikbaar zijn en bestel op tijd. Overweeg meteen een back-upverbinding via 4G/5G, dan overbrugt u ook een eventuele vertraging in de oplevering.
Plan het netwerk vóór de verbouwing
Netwerkbekabeling, wifi-dekking en de plek van de patchkast regelt u het goedkoopst vóórdat de wanden dicht zijn en de vloer erin ligt. Denk aan aansluitpunten voor werkplekken, printers, pinapparatuur en vergaderruimtes, en aan wifi die ook in het magazijn werkt. Sysplex plant dit mee vanaf de tekentafel als onderdeel van WiFi & netwerk.
Werkplekken en telefonie
Werkt u al in de cloud, dan verhuizen uw werkplekken vrijwel vanzelf mee: inloggen en verder werken. Zo niet, dan is de verhuizing hét moment om over te stappen op een cloudwerkplek. Hetzelfde geldt voor telefonie: met VOIP neemt u uw nummers gewoon mee en bent u nooit afhankelijk van een vaste lijn op het oude adres.
De verhuisdag zelf
Label alle apparatuur en kabels, vervoer servers en netwerkapparatuur zorgvuldig, en plan een testronde vóórdat het team aan het werk gaat: internet, wifi, printers, telefonie en pinnen. Houd de oude locatie nog even actief als terugvaloptie.
Laat de IT-verhuizing begeleiden
Eén partij die internet, netwerk, werkplekken en telefonie regelt scheelt u weken uitzoekwerk en een hoop stress. Sysplex begeleidt kantoorverhuizingen voor MKB in Schoonhoven, Gouda en de Krimpenerwaard van planning tot testronde. Plan een adviesgesprek zodra de verhuisplannen concreet worden.